POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
4MEETINGS SAS
PROPIETARIO DE LA APICACION DEPASEO
4meetings
sas sociedad legalmente constituida en la Cámara de Comercio de Bogotá con identificación
tributaria 900.818.013-6, en cumplimiento a lo dispuesto por La Ley 1581 de
2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, sobre protección de datos
personales, en su calidad de Responsable del Tratamiento de la información
personal registrada en sus bases de datos y voluntariamente suministrada por
los titulares, hace pública sus Políticas para el Tratamiento de Datos
Personales, previas las siguientes definiciones:
1.
Definiciones
1.1.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que
4MEETINGS obrando como mandatarios de EL CLIENTE o los encargados por él puedan
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
1.2.
Confidencialidad: la obligación que tienen todas aquellas personas que
intervengan en el tratamiento de los datos, de garantizar la reserva de la
información recogida, aún después de terminada la relación que originó el
tratamiento de los datos. Se exceptúa de la confidencialidad en los casos
determinados por la Ley, pero siempre sujetos a la Constitución Nacional.
1.3.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales conservados en medios
físicos y/o electrónicos recogidos por la 4MEETINGS con destino a el CLIENTE,
en función de su objeto social, que sean susceptibles de tratamiento.
1.4.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
1.5.
Dato público: es el dato personal que no es privado, semiprivado ni sensible.
Se consideran datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público.
1.6.
Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública
y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como por ejemplo
el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
1.7.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el titular.
1.8.
Dato sensible: aquél que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como los que revelan origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.9.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales
por cuenta del responsable del tratamiento.
1.10.
Política para el tratamiento de datos personales: documento que contiene las
políticas y lineamientos generales, procesos y procedimientos para el
tratamiento de los datos personales.
1.11.
Responsable del tratamiento: es la persona natural o jurídica que por sí misma
o en asocio con otros decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los
datos. Para el caso particular, 4MEETINGS actuando en nombre de EL CLIENTE es
el responsable del tratamiento de sus bases de datos y la información
contenida.
1.12.
Titular: persona natural de quien reposan datos personales en las bases de
datos de la 4MEETINGS a nombre de EL CLIENTE y que son objeto de tratamiento.
1.13.
Tratamiento: operación o conjunto de operaciones que sobre los datos personales
realiza el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento por
cuenta de aquél, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
1.14.
Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país (Artículo 3º, Numeral 4º del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013).
1.15.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga
por objeto la realización de un tratamiento por el encargado y por cuenta del
responsable (Artículo 3º, Numeral 5º del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
2.
Datos de contacto del Responsable del Tratamiento Los datos de contacto
4MEETINGS s.a.s., con NIT 900.418.013-6, como Responsable del Tratamiento de
los Datos Personales, son: Domicilio: Bogotá, Colombia Dirección: Carrera 50ª
123ª-06.
3.
Tratamiento El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte
de 4MEETINGS implica la recolección, almacenamiento, organización, uso,
circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación,
supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre
los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta política y
para las cuales ha recibido autorización. Eventualmente 4MEETINGS podría tratar
datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo
con las siguientes disposiciones:
3.1.
Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El
tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, que no sean
de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: a)
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. c) Que se valore la
opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para
entender el asunto. d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos
por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.
3.2.
Tratamiento de datos sensibles. Cuando en desarrollo de sus procesos la
4MEETINGS requiera tratar datos sensibles, aplicará las limitaciones legales
correspondientes al tratamiento de dichos datos, por lo cual se asegurará que:
a) El titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo
en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización, b) el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés
vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en
cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización, c) el
tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica,
religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a
las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En
estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del titular, d) el tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial, o e) el tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica.
4.
Finalidades Según el titular de los datos personales, es decir según se trate
de empleado, contratista, magistrado, miembro, psicólogo, decanos y
coordinadores de programas curriculares de psicología, miembros de junta de
gestión capitular, representante de campo, líderes voluntarios, asistentes a
congresos o eventos, estudiantes u otro, 4MEETINGS tratará los datos personales
de acuerdo con las siguientes finalidades, según corresponda: • Realizar la
gestión contable, administrativa, tributaria y financiera de la relación
laboral o de la relación comercial, según corresponda, liquidar y pagar nómina
u honorarios, pagar prestaciones sociales, diseñar y brindar capacitaciones y
planes de bienestar, salud y prevención de riesgos laborales, implementar
evaluaciones de desempeño, para resolución de conflictos y defensa jurídica, y
otras actividades de recursos humanos. • Envío de correos electrónicos con
información de los beneficios de nuestras alianzas comerciales, convocatorias a
programas. Gestión administrativa, contable y tributaria de la contratación de
proveedores. • Gestionar la suscripción o registro voluntario del titular en la
página web de 4MEETINGS o del CLIENTE para el envío de información relacionada
con la Empresa, sus aliados, eventos, o en general, y hacer el respectivo envío
de la información. • Gestionar legal, contractual, y administrativamente las
diferentes relaciones civiles o comerciales de 4MEETINGS • El cumplimiento de
las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeto la
4MEETINGS a nombre de EL CLIENTE, y el envío de reportes, informes o datos a
las autoridades en cumplimiento de la Ley. • Las demás previstas en las
respectivas autorizaciones de tratamiento de datos. Los encargados o terceros
que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley, acuerdo, alianza
o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades para las
cuales han recibido la información, las cuales se enmarcarán siempre en las
finalidades mencionadas.
5.
Vigencia del Tratamiento. El tratamiento de los datos personales tendrá una
vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para
las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale
la Ley, contrato o sentencia según corresponda.
6.
Autorización. Cuando 4MEETINGS requiera tratar información, solicitará la
autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.
Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o
mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del
tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será
obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. De
conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será
necesario solicitar autorización cuando se trate de: a) Información requerida
por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial; b) datos de naturaleza pública; c) casos de urgencia
médica o sanitaria; d) tratamiento de información autorizado por la Ley para
fines históricos, estadísticos o científicos; e) datos relacionados con el
Registro Civil de las personas. En todo caso, esta información será tratada de
conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y
la presente Política.
7.
Derechos de los titulares. En virtud de la Ley, los titulares de los datos
personales tienen los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar
sus datos personales frente a 4MEETINGS, en su calidad de responsable del
tratamiento y frente a los encargados del tratamiento. Los derechos de
actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la
reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o
deroguen). b) Solicitar prueba de la autorización otorgada 4MEETINGS salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su
defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen,
modifiquen, supriman o deroguen). c) Ser informado por La Asociación Colombiana
de Zoología o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de
2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante 4MEETINGS. e)
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en
el tratamiento el responsable y/o encargado han incurrido en conductas
contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución. La solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando
el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el
tratamiento. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean
objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos
personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que
existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la
información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
8.
Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares De
conformidad con la Ley y los pronunciamientos jurisprudenciales, los derechos
del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización y supresión
de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal,
jurisprudencial o contractual que faculte a 4MEETINGS para continuar con el
tratamiento) y revocatoria de la autorización. El titular puede ejercer sus
derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico info@4meetings.net
8.1.
Procedimiento de consulta Los titulares podrán formular una consulta al correo
info@4meetings.net cuando deseen acceder o consultar su información personal
que reposa en las bases de datos de 4MEETINGS, para lo cual deberán adjuntar
copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un
representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su
documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está
actuando (poder). La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en
precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de
dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 8.2. Procedimiento de
reclamo Los titulares podrán presentar al correo habeasdata@ un reclamo cuando
consideren que la información contenida en una base de datos de 4Meetings a
nombre del EL CLIENTE debe ser objeto de corrección, actualización o supresión,
o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013. El reclamo deberá
contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan
lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del
documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante
legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que
acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo
deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer. Si el
reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el
reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término
máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
9.
Medidas de seguridad de las bases de datos La información tratada por parte de
La Aplicación DEPASEO estará sujeta a medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
10.
Vigencia de la política La presente versión de la Política de Tratamiento de
Datos Personales, rige a partir del 2 de mayo de 2017 y modifica la Versión 1
que entró en vigencia el 28 de julio de 2013. Cualquier cambio sustancial en
las políticas de tratamiento de la información le serẠcomunicada
oportunamente a los titulares de manera eficiente, antes de implementarse las
nuevas políticas.